คู่มือผู้จัดงาน

การลงทะเบียนและการจัดการบัญชีผู้จัดงาน

1.1 ขั้นตอนการลงทะเบียนผู้จัดงาน (Organizer Registration)

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานระบบกำหนดให้ผู้ประสงค์จะเป็นผู้จัดงาน (Organizer) ต้องทำการลงทะเบียนและยืนยันตัวตนอย่างสมบูรณ์เพื่อสร้างความโปร่งใสและปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยของแพลตฟอร์ม โดยมีขั้นตอนและข้อกำหนดการให้ข้อมูลดังต่อไปนี้:

ข้อมูลนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดา: ระบุชื่อองค์กร สโมสร หรือนิติบุคคลให้ตรงตามเอกสารราชการ
การจำแนกประเภท (Categorization): กำหนดประเภทของผู้จัดงานให้ชัดเจน
อัตลักษณ์ของแบรนด์ (Brand Identity): แนบตราสัญลักษณ์ (Logo) ในอัตราส่วน 1:1 และภาพหน้าปก (Cover Image) ในอัตราส่วน 16:9
กระบวนการทำความรู้จักลูกค้า (KYC): อัปโหลดสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน หรือหนังสือรับรองนิติบุคคล

1.2 ข้อกำหนดและเงื่อนไขการใช้บริการ (Terms of Service)

ก่อนการเริ่มเปิดจำหน่ายบัตรหรือสินค้า ผู้จัดงานมีภาระผูกพันในการยอมรับข้อตกลงและเงื่อนไขการใช้บริการสำหรับผู้จัดงานโดยเฉพาะ ซึ่งครอบคลุมถึงนโยบายความรับผิดชอบในการจัดงานและการคืนเงิน มาตรการป้องกันบัตรผี และข้อตกลงค่าธรรมเนียม

การจัดการทีมงานและสิทธิ์การเข้าถึง

เพื่อรองรับการทำงานในรูปแบบองค์กร ระบบได้ออกแบบฟังก์ชันการจัดการสมาชิกในทีม โดยผู้ดูแลระบบหลัก (Owner) สามารถเชิญบุคลากรเข้าสู่พื้นที่ทำงานและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างรัดกุม ดังนี้:

Administrator

มีสิทธิอำนาจสูงสุด สามารถเข้าถึงทุกโมดูล รวมถึงการตั้งค่าบัญชีธนาคาร

Manager

มีสิทธิ์จัดการออเดอร์ เพิ่มสินค้า และอัปเดตสต็อก

Staff / Checker

มีสิทธิ์เฉพาะหน้า Check-in สแกนตั๋วเท่านั้น

การบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

กลไกการตัดและควบคุมสต็อก (Inventory Control Mechanism)

ระบบบริหารจัดการคลังสินค้า (Inventory Management) มีกลไกป้องกันการเกิดภาวะสินค้าขาดระบบ (Overselling) ดังรายละเอียดต่อไปนี้:

Stock Reservation: ทันทีที่ผู้ซื้อกดทำรายการ ระบบจะทำการระงับยอดสินค้านั้นชั่วคราว
Stock Deduction: การตัดสต็อกจะเกิดขึ้นเมื่อการชำระเงินได้รับการอนุมัติ (Approve)
Stock Restoration: หากถูกปฏิเสธ (Reject Slip) ระบบจะคืนยอดสินค้าเหล่านั้นกลับสู่คลังอัตโนมัติ

กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อ

ศูนย์กลางการปฏิบัติการคำสั่งซื้อทำหน้าที่แสดงรายการธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ ผู้จัดงานจำเป็นต้องเข้าใจสถานะคำสั่งซื้อเพื่อการดำเนินการ:

Pending / Verifying: ผู้จัดงานต้องตรวจสอบความถูกต้องของสลิปยอดเงินที่ลูกค้าแนบมา และกด Approve หรือ Reject
Success / Processing: เมื่ออนุมัติ ระบบจะส่ง E-Ticket ให้ลูกค้า หรือหากเป็นสินค้า สถานะจะเข้าสู่กระบวนการเตรียมจัดส่ง

กระบวนการจัดส่งและการติดตามพัสดุ

หลังจากการบรรจุหีบห่อและนำพัสดุเข้าสู่ระบบขนส่งเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดงานมีภาระผูกพันในการแจ้งสถานะกลับสู่ระบบตามขั้นตอน:

ไปที่คำสั่งซื้อที่มีสถานะ รอการจัดส่ง (To Ship)
คลิกคำสั่ง จัดส่งสินค้า (Fulfill Order)
ระบุบริษัทขนส่ง พร้อมแนบ หมายเลขติดตามพัสดุ (Tracking Number)
กดยืนยัน ระบบจะปรับเปลี่ยนสถานะและส่งอีเมลแจ้งผู้ซื้ออัตโนมัติ

ระบบการสแกนและยืนยันการเข้าร่วมงาน

ระบบตรวจสอบความถูกต้องของ E-Ticket รองรับทั้งการสแกนผ่านเว็บเบราว์เซอร์และผ่าน LINE Official Account (LIFF App) ของผู้จัดงาน โดยไม่ต้องโหลดแอปพลิเคชันเพิ่มเติม:

Valid: รหัสถูกต้องและยังไม่เคยถูกนำมาใช้ ระบบจะบันทึกเวลาเช็คอินและส่งอีเมลแจ้งผู้เข้าร่วมงาน
Used / Invalid: รหัสผ่านการใช้งานไปแล้ว หรือไม่ถูกต้อง เพื่อป้องกันการเวียนบัตร (Ticket Pass-back)
Manual Check-in: สามารถค้นหาชื่อผู้เข้าร่วมหรือเลขอ้างอิงตั๋วแล้วกดยืนยันเข้างานด้วยมือได้ในกรณีฉุกเฉิน
LINE LIFF Check-in: เจ้าหน้าที่สามารถเปิดหน้าสแกน QR Code ผ่าน LINE Official Account ของผู้จัดงาน เข้าสู่ระบบด้วย OTP เบอร์โทรศัพท์ที่ลงทะเบียนเป็นสตาฟ แล้วใช้กล้องสแกนได้ทันที
Undo Check-in: ระบบรองรับการยกเลิกการเช็คอิน (Undo) ได้ในกรณีที่สแกนผิดคน เพื่อคืนสถานะตั๋วกลับเป็นยังไม่เช็คอิน

รายงานทางการเงินและการเบิกถอนรายได้

กระบวนการจัดการกระแสเงินสดจะอ้างอิงตามการตั้งค่าช่องทางการรับชำระเงินที่ผู้จัดงานได้ตกลงไว้:

กรณี Direct Transfer: เงินจะโอนเข้าบัญชีผู้จัดงานโดยตรงทันที แพลตฟอร์มจะเพียงแค่แสดงรายงานและจัดส่งใบแจ้งหนี้ค่าธรรมเนียมให้ในภายหลัง
กรณี Platform Escrow: ยอดรายได้จะพักไว้ส่วนกลาง ผู้จัดงานสามารถกด Request Payout เพื่อถอนเงินเข้าบัญชีตามรอบบิลได้

ระบบสรุปยอดการผลิตและการส่งออกข้อมูล

ฟีเจอร์สำหรับร้านค้าหรือนิติบุคคลที่ต้องสั่งผลิตสินค้า (Pre-order) ประกอบด้วย:

Production Summary: ระบบสรุปยอดรวมของสินค้าแยกตามตัวเลือก (Variants) เช่น ยอดรวมเสื้อไซส์ S, M, L เพื่อนำส่งโรงงานผลิตโดยไม่ต้องบวกเลขเอง
Export CSV: สำหรับผู้ใช้งานแพ็กเกจพรีเมียม สามารถส่งออกข้อมูลคำสั่งซื้อและรายการสินค้าเป็นไฟล์ CSV เพื่อนำไปใช้กับโปรแกรมพิมพ์ฉลาก (Label Printing) หรือทำระบบบัญชีต่อได้

ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์และคำร้องขอคืนเงิน

การบริหารจัดการข้อมูลลูกค้าและการให้บริการหลังการขาย (After-sales Support):

Customers Database: ฐานข้อมูลรวบรวมรายชื่อลูกค้าที่เคยทำธุรกรรมกับผู้จัดงาน พร้อมแสดงยอดใช้จ่ายสะสม (Lifetime Value) เพื่อการวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้าชั้นดี (Top Spenders)
Refund Management: ศูนย์กลางการจัดการคำร้องขอคืนเงิน (Refund Requests) จากลูกค้า โดยผู้จัดงานสามารถตรวจสอบเหตุผล หลักฐาน และกดอนุมัติ (Approve) พร้อมแนบหลักฐานการโอนเงินคืนเข้าระบบได้

แพ็กเกจผู้จัดงานและบันทึกระบบ (Audit Logs)

การยกระดับขีดความสามารถของพื้นที่ทำงานและการตรวจสอบย้อนหลัง:

Subscription Plans: พื้นที่จัดการแพ็กเกจสมาชิก เช่น Free, Pro, หรือ Premium ซึ่งจะปลดล็อกข้อจำกัดต่างๆ (เช่น จำนวนสินค้า, ฟีเจอร์ส่งออกข้อมูล, การจำกัดออเดอร์) โดยสามารถตรวจสอบรอบบิลและการชำระเงินได้ที่เมนูนี้
Audit Logs: ระบบบันทึกประวัติการกระทำของทีมงาน (Activity History) เช่น ใครเป็นคนกดอนุมัติออเดอร์นี้, ใครเป็นคนแก้ไขราคาสินค้าเมื่อใด เพื่อความโปร่งใสและตรวจสอบได้ในกรณีเกิดข้อพิพาทภายในองค์กร

คู่มือผู้จัดงาน (Organizer Docs)

สารบัญคู่มือ